Показатели библиотечной статистики: взгляд из Белоруссии

Рассмотрим некоторые вопросы оптимального и объяснимого планирования основных контрольных показателей  -  количественных и качественных.

Расчёт показателей годового плана.

     В библиотечном деле выделяются количественные и качественные показатели. Количественные определяют, сколько единиц в абсолютном выражении планируется выполнить. Например, сколько экземпляров и названий новой литературы должно поступить в фонд библиотеки, сколько читателей будет записано и обслужено в библиотеке, сколько массовых мероприятий проведет библиотека и т.д. Качественные или относительные показатели – это обращаемость, документообеспеченность, посещаемость, читаемость.

     Причем именно качественные показатели важны для правильного планирования, поскольку определяют уровень возможностей и эффективности работы библиотеки. Все показатели взаимосвязаны и снижение одних приводит к диспропорции в развитии библиотеки.
В каждой библиотеке есть, как минимум, две базовые величины, от которых производятся все остальные. Это – количество приобретаемых документов и количество читателей, намечаемых для привлечения в библиотеку и обслуживания.

      Основой расчета служат величины, определяемые в зависимости от целей, задач и возможностей библиотеки. Поэтому ежегодно библиотекарь должен

при планировании ответить на вопрос: насколько актуальна для него задача привлечения к постоянному чтению читателей, и сколько их он может обслужить. Если есть возможность подсчитать стоимость обслуживания одного читателя, одной книговыдачи и одного посещения, то можно рассчитать, какое количество читателей можно обслужить в пределах выделяемых сумм.

      Вторым базовым абсолютным показателем служит количество приобретаемых книг и иных документов по названиям и экземплярности. Планировать его  библиотекарю из библиотеки-филиала достаточно трудно, но можно исходить из показателей прошлого года, учитывая изменение библиотечной политики региона.

         Количество читателей и приобретаемых документов планируется в абсолютных цифрах, а вот остальные контрольные показатели находятся в зависимости от качественных.

      Расчёт основных контрольных показателей (число читателей, число книговыдач, число посещений, фонд библиотеки и другие) вроде не  представляет никакого труда для библиотекарей, однако анализ плановых и отчётных цифр, как по отдельным библиотекам, так и при сравнении официальной статистики, иногда показывает снижение качественных показателей - обращаемости, читаемости, посещаемости. Почему это происходит?

  Напомню некоторые аспекты планирования показателей библиотечной статистики.

     В основе современной библиотечной статистики лежит учёт. Ежедневный учёт заключается в регистрации библиотечных процессов и операций в принятых в библиотеке документах по единым единицам учёта. На его основе осуществляется статистический учёт, который представляет собой количественные показатели работы библиотеки, суммируемые в единых формах учёта (движение фонда, количество пользователей, выдач, посещений, просветительская информационная работа). На основе абсолютных показателей планируются и рассчитываются средние показатели, характеризующие различные библиотечные процессы: читаемость, посещаемость, обращаемость, документообеспеченность.

Учёт пользователей определяет количество человек, которые пользуются книгами в библиотеке. Единицей учёта служит формуляр читателя, форма учёта – дневник библиотеки – Часть 1. Единицей учёта посетителей просветительских мероприятий является лицо, посетившее мероприятие и зарегистрированное  в документах, принятых в библиотеке, форма учёта – дневник библиотеки – Часть 3.

На оптимальное количество читателей,  которое может обслужить библиотека, влияет  количество жителей в зоне обслуживания. При низком проценте охвата населения необходимо продумать как этот показатель повысить.

При планировании числа пользователей анализируются показатели Плана библиотечного обслуживания населения (для сельской библиотеки). Процент охвата населения у каждой библиотеки различен, как различно и количество проживающих в зоне обслуживания.

Кроме того, существуют нормы нагрузки на одного библиотекаря.

Учёт выдачи определяет количество произведений печати, выданных пользователям за определённый период. Основой учёта выдач служат записи в формуляре читателя,  за единицу выдачи принимается: для книг - экземпляр, для журналов - подшивка, для газет - комплект. Для подсчёта общего количества книговыдач суммируется  число выдач по всем подразделениям библиотеки, форма учёта – дневник библиотеки – Часть 2.

 Расчет книговыдачи зависит от планируемого числа читателей и показателя читаемости. Средняя читаемость среди детей-читателей  равна 22 ед., взрослых – 15-18 ед. Следовательно, если библиотекарь планирует обслужить 300 читателей - детей, то годовая книговыдача = 300 · 22= 6600 ед., у взрослых это будет цифра  4500- 5400.

Учёт посещений  проводится путём подсчёта формуляров читателей, приходивших в течение дня, месяца, года; форма учёта – дневник библиотеки – Часть 1.

Расчёт количества посещений  = Ч · Ср. пос. Средняя посещаемость взрослых по библиотекам  равна 8. Планируемое количество посещений = 300 · 8 = 2400. Средняя посещаемость детей приравнивается к 12 (ребёнок должен посещать библиотеку ежемесячно). План - 300 · 12 = 3600

Показатели состояния фондов (движение фонда библиотеки) даёт количественную характеристику фонда, позволяет выявить тенденцию его движения за определённый период времени. При планировании работы с фондом необходимо учесть количество выписанных изданий в библиотеку, количество изданий, которые будут подготовлены к списанию.

Расчёт средних показателей на будущий  год (читаемость, обращаемость, посещаемость, документообеспеченность) проводится библиотекарем, исходя из достигнутого, т.е. выполненных цифровых показателей с учётом нынешних реалий.

Документообеспеченность (К) - среднее количество книг, приходящихся на одного зарегистрированного пользователя. Исчисляется путём деления количества книг, имеющихся в библиотеке на конец года (Ф), на число зарегистрированных пользователей (А).

К =  Ф : А 

Показатель документоообеспеченности характеризует величину книжного фонда в отношении к числу читателей, т.е. его достаточность. Документообеспеченность сельской библиотеки должна составлять не более 20 экземпляров на пользователя, городского филиала – до 15 документов на пользователя.  Высокая документообеспеченность (больше 25 экз.) говорит о недостаточной работе по очистке фонда от устаревшей, ветхой, дублетной литературы.

Высокие читаемость, обращаемость и документообеспеченность доказывают достаточно эффективное использование фонда.

Низкая читаемость и обращаемость при высокой документообеспеченности определяет тот факт, что состав фонда не соответствует потребностям читателей, а реклама фонда не ведётся на должном уровне.

Низкая обращаемость при высокой читаемости и документообеспеченности показывает, что фонд перенасыщен изданиями и имеет значительную хронологическую глубину.

Высокая обращаемость при низкой читаемости и документообеспеченности не позволяет говорить об эффективном использовании фонда и его качественной рекламе.

Практика работы показывает, что библиотека сможет более эффективно работать, если достигнет следующих показателей:

 В процентном соотношении фонд библиотеки (по рекомендации ИФЛА) должен соответствовать следующим нормам: 10% изданий последних 2-х лет, 30-40% изданий последних 5-ти лет, 5% от общего фонда изданий  текущего года, и примерно 40% изданий, составляющих художественную ценность.

Очень важен показатель обновляемости фонда, то есть соотношение между поступлением новой литературы и списанием устаревшей или изношенной. Библиотековеды из Российской национальной библиотеки предлагают определение оптимального количества новых поступлений, исходя из годовой книговыдачи.

Формула вычисления: количество книговыдач • 3,8 : 100.

По рекомендации ИФЛА обновление фонда – в сельской местности – 0,2 книги на год на 1 жителя, в городах – 0,35 книги в год на центральную библиотеку.

Поступление периодики в сельской местности – от 15 названий газет и журналов в год на библиотеку, в городах – до 150 названий газет и журналов в год на центральную библиотеку.
Читаемость (Ч) - среднее число книг, выданных одному читателю в год, исчисляется путём деления количества выданных за год книг (В) на число читателей, зарегистрированных за год (А).  Ч = В : А  Показатель читаемости характеризует интенсивность чтения и разумно ориентироваться на  норму 15-18 книг в год в сельской местности,10-15 книг в год в городе,  для читателей-детей норма может быть выше.

Посещаемость (Пос) - среднее количество посещений , приходящихся на одного читателя в год. Исчисляется путём деления числа посещений за год (П) на число читателей (А).  Пос = П : А  Показатель характеризует активность посещения читателями библиотеки и должен составлять в сельской местности 12-14 раз в год, для читателей-детей может быть более 15 раз, в городе – 5 раз в год и более, для детей – более 12 раз.

Посещение массовых мероприятий в норме должно быть в сельской местности – 15% от общего числа пользователей и более, в городах – 10% и более.
 Обращаемость (Об) - среднее число выдач, приходящихся на единицу фонда. Исчисляется путём деления количества книговыдач за год (В) на количество документов, значащихся на конец года (Ф). Об = В : Ф   Показатель обращаемости характеризует степень использования книжного фонда и в норме должен составлять в сельской местности 0,6-0,9 раз, в городе – 1,5 раза и выше. По действующей закономерности, при уменьшении документообеспеченности увеличивается норма обращаемости. Это, прежде всего, зависит от состояния фонда библиотеки - его очищения, сохранности и других факторов.

Именно эти основные показатели деятельности являются по сути, экономическими и служат отправной точкой для финансирования библиотеки.

Думаю, что данный процесс планирования поможет скорректировать ваши действия для более эффективной и экономной деятельности.

Сопоставление абсолютных и средних показателей библиотеки за несколько лет помогает библиотекарю выявить тенденции и определить, исходя из данных о развитии территории (социальных, демографических, экономических) и данных о библиотеке, прогнозы её развития на среднесрочную (3-5 лет) и долгосрочную (5-7 лет) перспективы.

По материалам блога "Сельская библиотека"